Energieausweis: Welche Daten werden beim Wohngebäude benötigt?

Die Frage „Welche Daten brauche ich für einen Energieausweis?” gehört zu den häufigsten Anfragen in meiner Praxis. Die gute Nachricht: Die meisten Unterlagen haben Eigentümer bereits – sie wissen es nur nicht. In diesem umfassenden Guide zeige ich Ihnen exakt welche Dokumente für den Energieausweis beim Wohngebäude benötigt werden, wo Sie diese finden und was Sie tun können, wenn Unterlagen fehlen.

Die kurze Antwort: Welche Unterlagen brauche ich?

Für einen Energieausweis beim Wohngebäude benötigen Sie Baupläne oder Gebäudebeschreibungen, Heizungsunterlagen, Angaben zur Dämmung sowie – je nach Ausweisart – Verbrauchsdaten oder bautechnische Daten. Der genaue Dokumentenbedarf hängt davon ab, ob Sie einen Bedarfsausweis oder einen Verbrauchsausweis erstellen lassen.

Wichtig nach § 80 GEG: Der Energieausweis muss vor der ersten Besichtigung vorliegen. Fehlende Unterlagen verzögern den Verkaufsprozess – deshalb sollten Sie frühzeitig mit der Sammlung beginnen.

Übersicht: Alle Unterlagen für den Energieausweis im Überblick

Bevor ich in die Details gehe, hier eine komplette Checkliste aller Dokumente, die für die Erstellung eines Energieausweises relevant sein können:

Grundlegende Gebäudedaten (immer erforderlich)

• Adresse und Lage des Gebäudes
• Baujahr oder Bauabschnitte bei Erweiterungen
• Gebäudetyp (Einfamilienhaus, Doppelhaus, Mehrfamilienhaus)
• Wohnfläche bzw. beheizte Nutzfläche (nach WoFlV)
• Anzahl der Wohneinheiten

Bauliche Unterlagen

• Baupläne (Grundrisse, Schnitte, Ansichten)
• Bautechnische Beschreibungen
• Berechnungen der Wärmedämmung
• Fenster- und Verglasungsnachweise
• Dachkonstruktionspläne

Technische Anlagen

• Heizungsnachweise (Typ, Baujahr, Leistung)
• Warmwasserbereitung (System, Speicher)
• Lüftungsanlagen
• Solaranlagen oder andere Erneuerbare-Energien-Systeme

Verbrauchsdaten (bei Verbrauchsausweis)

• Heizkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre
• Energieverbrauchskennwerte
• Nebenkostenabrechnungen

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Für den Bedarfsausweis: Diese Unterlagen benötigen Sie

Der Bedarfsausweis berechnet den theoretischen Energiebedarf Ihres Gebäudes nach dem Verfahren der DIN V 4108-6 (Wohngebäude). Dafür benötigt der Aussteller detaillierte bautechnische Informationen:

Baupläne und Gebäudebeschreibungen

Baupläne sind die wichtigste Grundlage für den Bedarfsausweis. Idealerweise haben Sie:

• Grundrisse aller Geschosse (Maßstab 1:100 oder 1:50)
• Schnittzeichnungen (zeigen Geschosshöhen, Dachkonstruktion)
• Ansichten (Fassaden mit Fensteranordnung)
• Dachkonstruktionspläne

Wo finde ich Baupläne?

• Im Bauantragsverfahren bei der Stadt (Bauamt Bremen oder zuständige Gemeinde)
• Beim ursprünglichen Bauherrn oder Architekten
• In der Bauakte bei der Gemeinde
• Bei Banken (früher für Kredite benötigt)

Praxis-Tipp aus Bremen: Bei älteren Häusern aus den 60er-80er Jahren finden Sie Baupläne oft im Staatsarchiv oder beim Stadtamt Bremen. Für 25 EUR können Sie Kopien anfordern – das spart spätere Nachforschungen.

Bautechnische Daten und Bauteilnachweise

Falls keine vollständigen Baupläne vorhanden sind, benötigt der Aussteller zumindest:

Heizungsanlage und Warmwasserbereitung

Die Heizung ist ein zentraler Faktor für den Energieausweis. Benötigt werden:

• Heizungstyp (Gas, Öl, Pellets, Wärmepumpe, etc.)
• Hersteller und Typbezeichnung
• Baujahr der Heizung
• Nennleistung in kW
• Effizienzklasse (falls bekannt)
• Art der Warmwasserbereitung (Zentral, dezentral, Speicher)

Wo finden Sie diese Daten?

• Heizungsbeschriftung direkt am Gerät
• Bedienungsanleitung
• Rechnungen des Heizungsinstallateurs
• Wartungsverträge und -nachweise

Wissenswert: Bei Neubauten ist der Bedarfsausweis zwingend erforderlich, da keine Verbrauchsdaten vorliegen. Bei Wohngebäuden mit ≤4 WE und Bauantrag vor dem 1.11.1977 (sofern nicht mindestens WSchV-77-Niveau) ist der Bedarfsausweis ebenfalls Pflicht (§ 80 Abs. 4 GEG).

Für den Verbrauchsausweis: Diese Daten werden benötigt

Der Verbrauchsausweis basiert auf dem tatsächlichen Energieverbrauch Ihres Gebäudes. Er ist günstiger und schneller zu erstellen, setzt aber voraus, dass repräsentative Verbrauchsdaten vorliegen.

Verbrauchsdaten der letzten 3 Jahre

Die wichtigste Grundlage: Energieverbrauchswerte über mindestens drei vollständige, aufeinanderfolgende Abrechnungsjahre.

Heizkostenabrechnungen

Die Heizkostenabrechnungen sind das wichtigste Dokument für den Verbrauchsausweis. Sie zeigen:

• Den tatsächlichen Energieverbrauch
• Die Verteilung auf die einzelnen Wohneinheiten (bei MFH)
• Die Abrechnungsperioden

Was muss die Abrechnung enthalten?

• Verbrauch des gesamten Gebäudes (bei zentralem System)
• Oder Verbrauch der eigenen Einheit (bei dezentraler Heizung)
• Zeitraum der Abrechnung
• Energieträger und Menge

Praxis-Tipp: Bei Mehrfamilienhäusern benötigen Sie den Gesamtverbrauch des Gebäudes, nicht nur Ihre eigene Wohnung. Ohne diese Daten kann kein Verbrauchsausweis erstellt werden – dann bleibt nur der Bedarfsausweis.

Zusätzliche Angaben für den Verbrauchsausweis

Neben den Verbrauchsdaten werden noch benötigt:

• Grundriss oder Skizze (zur Ermittlung der beheizten Fläche)
• Angabe der beheizten Wohnfläche in m²
• Hinweise auf bauliche Veränderungen in den letzten 3 Jahren
• Nutzungsdauer (Ganzjahresnutzung vs. Saisonnutzung)

Was tun, wenn Unterlagen fehlen?

Keine Panik, wenn Sie nicht alle Dokumente finden. In meiner Praxis habe ich gelernt: Die meisten Unterlagen können ersetzt oder nachträglich ermittelt werden.

Fehlende Baupläne – Lösungen

Wenn Baupläne nicht auffindbar sind, gibt es mehrere Alternativen:

1. Bauaufnahme durch den Aussteller
   • Vor-Ort-Termin mit Vermessung

• Ermittlung aller relevanten Bauteildaten
  • Fotodokumentation
  • Zusatzkosten: ca. 50-100 EUR

2. Bauakte beim Bauamt anfordern

   • Bauantragsunterlagen liegen oft bei der Stadt
   • Gebühren: ca. 25-50 EUR
   • Dauer: 1-2 Wochen

3. Fachkundige Erfassung als Ersatz

   • Bauteildaten werden durch Probentnahmen ermittelt
   • U-Werte werden geschätzt oder gemessen
   • Akzeptiert durch das DIBt

Fehlende Verbrauchsdaten – Was nun?

Ohne 3 Jahre Verbrauchsdaten kein Verbrauchsausweis. Aber Sie haben Optionen:

Wichtig: Nach § 259 BGB haben Mieter einen Anspruch auf Einsicht in die Betriebskostenabrechnungen. Vermieter müssen diese auf Verlangen vorlegen.

Fehlende Heizungsunterlagen

Heizungsdaten können oft einfacher ermittelt werden:

• Typenschild der Heizung fotografieren (Hersteller, Typ, Baujahr)
• Installateur kontaktieren (hat oft Daten in der Kundendatei)
• Wartungsnachweise durchsehen
• Online-Datenbanken des Herstellers nutzen

Checkliste: Unterlagen für den Energieausweis sammeln

Hier eine praktische Checkliste zum Abhaken. Drucken Sie sie aus und sammeln Sie alle Unterlagen an einem Ort.

Checkliste Bedarfsausweis

• Baupläne (Grundrisse, Schnitte) – oder Bauaufnahme vereinbaren
• Baujahr des Gebäudes nachweisbar
• Wohnfläche berechnet oder geplant
• Angaben zur Wärmedämmung (Wände, Dach, Keller)
• Fenster-Angaben (Baujahr, Verglasung)
• Heizung (Typ, Baujahr, Leistung)
• Warmwasserbereitung (System)
• Lüftungsanlage (falls vorhanden)
• Sonstige Anlagen (Solar, Kamin, etc.)

Checkliste Verbrauchsausweis

• Heizkostenabrechnung Jahr 1
• Heizkostenabrechnung Jahr 2
• Heizkostenabrechnung Jahr 3
• Grundriss oder Wohnflächenberechnung
• Angabe beheizter Fläche in m²
• Keine baulichen Veränderungen in den letzten 3 Jahren (bestätigen)
• Bei MFH: Gesamtverbrauch des Gebäudes vorhanden

Tipps für Eigentümer: So vereinfachen Sie die Datenerfassung

1. Unterlagen frühzeitig sammeln

Beginnen Sie mindestens 2-3 Wochen vor dem geplanten Verkaufsstart mit der Sammlung. Das gibt Zeit für:

• Nachforschungen beim Bauamt
• Anforderung fehlender Abrechnungen
• Terminvereinbarung mit dem Aussteller

2. Ordnerstruktur erstellen

Legen Sie einen Ordner „Energieausweis-Unterlagen” an mit Unterteilung in:

• Baupläne und bauliche Unterlagen
• Heizungs- und Technik-Dokumente
• Verbrauchsdaten und Abrechnungen

3. Digitalisieren Sie wichtige Dokumente

Scannen oder fotografieren Sie alle Unterlagen:

• Bessere Lesbarkeit für den Aussteller
• Backup bei Verlust
• Schnellere Übermittlung per E-Mail

4. Fehlende Unterlagen dokumentieren

Notieren Sie, welche Unterlagen fehlen und warum:

• Aussteller kann gezielt Alternativen vorschlagen
• Transparenz bei der Preisgestaltung
• Keine Überraschungen während des Erstellungsprozesses

Fallbeispiele aus Bremen: Unterlagen in der Praxis

Fall 1: Baupläne beim Bauamt gefunden

Bei einem älteren Einfamilienhaus waren die Baupläne nicht mehr vorhanden. Über die Bauakte beim zuständigen Bauamt konnten die ursprünglichen Bauantragsunterlagen angefordert werden – das ist für eine geringe Gebühr möglich und liefert oft alle nötigen Grundrisse und Schnitte.

Fall 2: Keine Verbrauchsdaten – Umstieg auf Bedarfsausweis

Ein Vermieter hatte nur eine von drei benötigten Heizkostenabrechnungen. Da ein Verbrauchsausweis ohne drei vollständige Jahre nicht möglich ist, wurde stattdessen ein Bedarfsausweis erstellt. Durch eine Vor-Ort-Aufnahme konnten alle Bauteildaten erfasst werden – der Ausweis war innerhalb von 48 Stunden fertig.

Fall 3: Nachträgliche Dämmung berücksichtigen

Bei einem Wohngebäude mit nachträglich gedämmter Fassade fehlten die Nachweise. Durch Vor-Ort-Erfassung (Optik, Dicke) und Standardwerte für die entsprechende Dämmungsgeneration konnte die energetische Verbesserung korrekt abgebildet werden – was zu einer deutlich besseren Energieeffizienzklasse im Bedarfsausweis führte.

FAQ: Häufige Fragen zu Unterlagen für den Energieausweis

Was brauche ich unbedingt für den Energieausweis?

Mindestens benötigen Sie für einen Bedarfsausweis: Baupläne oder eine Gebäudeaufnahme, Angaben zur Heizung und zur Wohnfläche. Für einen Verbrauchsausweis reichen theoretisch die Heizkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre – praktisch benötigt der Aussteller aber auch einen Grundriss zur Flächenermittlung.

Was tun, wenn keine Baupläne mehr vorhanden sind?

Kein Problem. Der Aussteller kann eine Vor-Ort-Aufnahme durchführen. Er vermisst das Gebäude, ermittelt Bauteildaten durch Sichtprüfung oder Probentnahmen, und schätzt U-Werte fachgerecht. Dies kostet ca. 50-100 EUR zusätzlich, ist aber vollständig ausreichend für die Erstellung eines gültigen Energieausweises.

Wie alt dürfen die Unterlagen für den Energieausweis sein?

Für den Bedarfsausweis spielt das Alter der Unterlagen keine Rolle, solange sie das aktuelle Gebäude beschreiben. Wichtig ist, dass bauliche Veränderungen (z.B. Dämmung, neue Fenster) dokumentiert sind.

Für den Verbrauchsausweis müssen die Verbrauchsdaten der letzten 3 Jahre vorliegen. Ältere Daten sind nicht zulässig, da sie nicht repräsentativ für den aktuellen Zustand sind.

Muss ich alle Unterlagen selbst haben oder besorgt der Aussteller diese?

Sie müssen die Unterlagen nicht alle selbst haben, aber Sie müssen den Zugang ermöglichen. Der Aussteller kann Ihnen helfen:

• Baupläne beim Bauamt anzufordern
• Heizungsdaten zu ermitteln
• Fehlende Informationen durch Aufnahmen zu ergänzen

Allerdings kann der Aussteller nicht in Ihrem Namen Abrechnungen beim Energieversorger anfordern – hier brauchen Sie eine Vollmacht oder Sie müssen es selbst tun.

Was kostet der Energieausweis, wenn Unterlagen fehlen?

Bei energiepass® BREMEN zahlen Sie für Wohngebäude 299 EUR Festpreis – unabhängig davon, ob alle Unterlagen vorhanden sind oder nicht. Lediglich bei besonders aufwändigen Nachforschungen oder mehreren Vor-Ort-Terminen können zusätzliche Kosten anfallen (vorher abgesprochen).

Falls eine Gebäudeaufnahme notwendig ist (weil Baupläne fehlen), kostet dies ca. 50-100 EUR zusätzlich. Anforderungen von Bauakten beim Bauamt liegen bei ca. 25-50 EUR Gebühren an die Stadt.

Kann ich einen Energieausweis ohne jegliche Unterlagen erstellen lassen?

Nein, vollständig ohne Unterlagen geht es nicht. Aber mit minimalem Dokumentenaufwand: Wenn Sie keinerlei Unterlagen haben, führt der Aussteller eine komplette Gebäudeaufnahme durch. Er vermisst alles vor Ort, ermittelt Heizungsdaten, schätzt Bauteildaten – und erstellt so den Energieausweis. Das ist aufwändiger und teurer, aber möglich.

Alle Informationen zu Energieausweisen für Wohngebäude finden Sie auf meiner Übersichtsseite.

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Fazit: Gut vorbereitet zum Energieausweis

Die Erstellung eines Energieausweises erfordert keine unüberwindbare Dokumentensammlung. Die meisten Eigentümer haben die wichtigsten Unterlagen bereits – sie müssen nur wissen, wonach sie suchen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Für Bedarfsausweis: Baupläne oder Gebäudeaufnahme, Heizungsdaten, Bauteilangaben
• Für Verbrauchsausweis: Heizkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre
• Fehlende Unterlagen können ersetzt oder ermittelt werden
• Frühzeitige Sammlung spart Stress vor dem Verkaufstermin

Mit einer strukturierten Vorgehensweise und der Unterstützung eines erfahrenen Experten für Energieausweise ist die Unterlagensammlung schnell erledigt. Nutzen Sie meine praktische Checkliste und starten Sie frühzeitig – dann steht einer reibungslosen Energieausweis-Erstellung nichts im Wege.

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Stephan Grosser – Ihr Experte für Energieausweise in Bremen und Umgebung, seit 2018